Van bonnetjes naar gemak: ‘t Kuipke digitaliseert met VisitorControl

Soms komen projecten op je pad die nét even anders zijn. Waar je vanaf een blanco vel mag bouwen, maar wél met een praktijk die al jaren draait. Waar techniek dienstbaar moet zijn aan eenvoud. Voor het lokale zwembad ‘t Kuipke in Heesch ontwikkelden we een compleet nieuw toegangssysteem. Niet als doel op zich, maar als slimme manier om het vertrouwde nét wat professioneler te maken.

Van handgeschreven abonnementen tot digitale credits

Wie ‘t Kuipke kent, weet dat het altijd nét wat traditioneler was, in de beste zin van het woord. Met voorverkoopmomenten, pasfoto’s op tafel en badenkaarten die met de hand werden afgestempeld. “Dat werkte prima,” vertelt Inge, bestuurslid bij ‘t Kuipke. “Maar tegelijk misten we inzicht in het gebruik van abonnementen en 10-badenkaarten, én wilden we het makkelijker maken voor bezoekers en bestuur gedurende het seizoen. Daarom wilden we al langer af van het lamineren van de pasjes. Het mocht iets moderner, zónder dat we een poortjessysteem zouden neerzetten, want dat past hier niet.”

Het idee ontstond al jaren geleden, maar begin 2024 werd het concreet. Samen met VisitorControl werd er gebouwd aan een slim maar laagdrempelig systeem. Bezoekers maken nu online een account aan, kopen abonnementen of entrees voor hun badenkaart via de webshop en scannen bij aankomst contactloos hun persoonlijke pas. Het systeem trekt automatisch de juiste credits af en opwaarderen kan nu ook door de persoon zelf in de webshop. Ideaal, meer gemak voor de bezoeker en ons!

Meer inzicht voor het bestuur

De winst zit niet alleen in het gemak voor bezoekers. Het systeem geeft het bestuur ook meer inzicht. “Hiervoor hielden we alles handmatig bij,” vertelt Inge. “We hadden wel een redelijk beeld bij hoeveel mensen kwamen, maar nu kunnen we zien hoeveel keer een abonnement wordt gebruikt. Of wanneer het precies druk is. Dat helpt ons om betere beslissingen te nemen én om nieuwe ideeën te testen.”

”Zo zijn er nu ook kansen om gerichter acties te doen of nieuwe producten te introduceren die nog beter aansluiten bij de vraag van de bezoekers. En ook kinderen vinden het geweldig: een eigen pasje zelf scannen… dat maakt het ook leuk.”

Slim ontwerp, lokaal gebouwd

“Voor ons was dit geen nieuwe businesscase of standaard product, maar juist een kans om iets bijzonders te doen,” vertelt Frank van VisitorControl. “’t Kuipke vroeg ons mee te denken en die uitdaging pakten we met plezier op.” Het gaf de collega’s de mogelijkheid om vanaf scratch te bouwen, out of the box te denken en nieuwe ideeën uit te proberen. Het mooiste volgens Frank: “We konden tegelijk een lokale club vooruithelpen met een oplossing die echt verschil maakt.”

Niet alleen de software is nieuw. Ook de hardware werd speciaal voor ‘t Kuipke ontworpen: een strakke, 3D-geprinte behuizing voor een tablet, zó weggewerkt dat je nauwelijks kabels ziet. “Dat past precies bij wie we zijn,” legt Frank uit. “We bedenken, ontwerpen en maken alles zelf. Software én hardware. En dit project gaf ons de ruimte om echt iets op maat te maken.”

Die maatwerk-aanpak ging verder dan techniek. Samen met het bestuur werd er nagedacht over user stories, hoe om te gaan met uitzonderingen (zoals sponsoren), en de exacte flow voor het aanvragen of opwaarderen van een pas. “Het was echt fijn schakelen met Frank, Jeroen en Jon,” vertelt Inge. “Ze dachten mee, ook tijdens de livegang. En ook nu nog blijven we samen dingen aanscherpen voor volgend seizoen.”

Een proefzomer met toekomstplannen

In het voorjaar van 2025 was de proefperiode: kijken hoe alles loopt, aanpassen waar nodig. “We zijn live gegaan met een eerste versie,” zegt Inge. "Best spannend om het seizoen te starten met iets dat nieuw is voor bezoeker, personeel en vrijwillige bestuurders, maar de korte lijntjes en flexibiliteit hebben ervoor gezorgd dat die paar hobbels in het begin ook zo opgelost waren.

De reacties van bezoekers en personeel zijn enthousiast. “Mensen vinden dat het zwembad met de tijd mee gaat,” zegt Inge. “En het mooiste: jong en oud vinden het heel makkelijk in gebruik. Dankzij het ontwerp, de duidelijke stappen en soms een beetje hulp van elkaar."

Lokaal, praktisch en vooruit

Het systeem is niet alleen functioneel, maar ook een voorbeeld van hoe een lokale samenwerking impact kan maken. “Dat waarderen we echt,”  vertelt Inge. “Het is fijn dat een bedrijf uit Heesch ons als stichting zo helpt. Praktisch, pragmatisch en meedenkend. Precies wat we nodig hadden!”

En of er uitbreidingen komen? Zeker weten! We verwachten als we weer open gaan in 2026 weer wat leuke verbeteringen te hebben verwerkt!