Coolblue vertrouwt op VisitorControl voor 25-jarig jubileum

Alles voor een glimlach! Ook achter de schermen.

6000 collega’s, partners, kinderen, opa’s en oma’s. Bussen, tijdsloten, e-tickets en héél veel scenario’s. Het 25-jarig jubileum van Coolblue was één groot feest en ook achter de schermen een indrukwekkende logistieke puzzel. Gelukkig was daar VisitorControl. Toch Suzanne?

Suzanne van den Herik (Coolblue) aan het woord:

Van een vaderdagtest naar een megaproject

Absoluut! We maken sinds het Vaderdag evenement gebruik van VisitorControl. We hadden via Jumbo gehoord over jullie oplossingen en besloten eens contact te zoeken. Vaderdag was meteen best complex: met tijdsloten en variabele groepen. Maar het liep zó goed dat we een jaarcontract afsloten. Vaste prijsafspraken, duidelijkheid en vanaf daar gingen we steeds meer zelf doen.

Toen het 25-jarig jubileum dichterbij kwam hadden we dan ook veel vertrouwen in VisitorControl als oplossing. Al beseften we ons wel dat we hier ook vanuit het team van VisitorControl hulp nodig gingen hebben.

25 jaar Coolblue: groot, groter, grootst

We gingen namelijk iedereen uitnodigen: collega’s, partners, kinderen én de opa’s en oma’s. En als die opa’s en oma’s meegaan, nemen konden zij vaak de kinderen weer mee naar huis nemen. En ja, daar komt busvervoer bij kijken. Verschillende routes, tijden, doelgroepen, bevestigingen… Alles moesten we op detailniveau kloppend krijgen én automatiseren.

Samen met Frank en Jeroen gingen we aan de slag. Er kwam een op maat gemaakte aanmeldflow, gebaseerd op eerdere best practices, zoals het jubileum van Kruidvat. We begonnen gewoon met een Excel-sheet, maar uiteindelijk konden we VisitorControl aan het werk zetten. Dat bespaarde ons niet alleen heel veel tijd, maar konden hierdoor ook heel eenvoudig overzicht behouden. En dat is natuurlijk heel prettig als je 6000 personen gaat uitnodigen.

Slim puzzelen, snel schakelen

Van aparte pagina’s voor verschillende gezinsleden tot het opstellen van bustickets en vertreklocaties: VisitorControl dacht mee, bouwde mee en schakelde snel.

Wat echt het verschil maakt is dat je Frank of Jeroen gewoon kunt bellen. En dan is iets vaak binnen een uur geregeld. Dat past goed bij onze cultuur. Wij schakelen zelf snel en verwachten dat ook van onze partners. Dat snappen ze bij VisitorControl precies.

Een feestdag met een hoofdletter F

Alles verliep op rolletjes en het was een fantastisch evenement. We hebben hier tweeënhalf jaar naartoe gewerkt. Overdag een familiedag met attracties, eten en de Vengaboys, ’s avonds feest met collega’s. Alles klopte. En ondanks alle variabelen verliep de registratie gewoon soepel. Glimlach van oor tot oor.

Bekijk hieronder de sfeer!